إعلان وظيفة شاغرة رقم: 4898
المسمى الوظيفي: مدير/ة مكتب -دير الزور
اخر موعد للتقديم: 18.05.2021
متطلبات العمل:
- شهادة جامعية في تخصص ذي صلة
- خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن ثلاث سنوات في خبرة مماثلة ويفضل أن يكون ذلك في قطاع المنظمات غير الحكومية.
- جيد في اللغة العربية والإنجليزية كتابة وتحدثا مع مهارات اتصال جيدة.
- خبرة في إدارة شؤون الموظفين.
- خبرة في التعامل مع السلطة المحلية
- القدرة على العمل بطريقة منهجية ومنظمة.
- القدرة على وضع أولويات حسب المطالب التنافسية
- مهارات ممتازة في تكنولوجيا المعلومات ، بما في ذلك استخدام الجداول والبريد الإلكتروني.
- الالتزام بالمبادئ والقيم الإنسانية
- الالتزام بمراعاة تكافؤ الفرص و النوع الاجتماعي
الوصف الوظيفي:
الموارد البشرية والإدارة بالتنسيق مع منسق الموارد البشرية
– ضمان سداد فواتير الإيجار والهاتف والإنترنت والكهرباء والمياه في الوقت المناسب.
– المراقبة والتحكم في استخدام الهاتف الثابت للمكتب.
– ضمان توفير ما يكفي من اللوازم المكتبية ، بما في ذلك مستلزمات الكمبيوتر والطابعات.
– متابعة مخزون اللوازم المكتبية.
– متابعة اتفاقيات الخدمة والتأكد من أن معدات تكنولوجيا المعلومات تعمل دائمًا.
– صيانة وفحص أنظمة الملفات الإدارية وتعبئة المستندات والخطابات الإدارية.
– دعم مساعد الموارد البشرية في الإشراف على موظفي التنظيف / البستنة.
– الاتصال بالسلطات المحلية لضمان اكتمال جميع الوثائق القانونية وتقديمها وفقًا لذلك.
– متابعة استقدام الموظفين الجدد والإعلان وجمع السير الذاتية وترتيب المقابلة.
-متابعة إعداد عقود العمل للموظفين الجدد وتمديد / تعديل عقود العمل عند الحاجة.
– متابعة المسح / التعبئة والاحتفاظ بالملفات الشخصية المحدثة على Share Point لجميع الموظفين مع المستندات المطلوبة.
– تحديث المخطط التنظيمي الأساسي وقائمة العقود على أساس شهري
المالية بالتنسيق مع مدير الشؤون المالية
– إدارة المساعد المالي في إدارة النقد اليومية والتأكد من أن المعاملات النقدية والإدارة تتماشى مع إجراءات القلق بالتنسيق مع الإدارة المالية في العراق اللوجستيات بالتنسيق مع منسق اللوجستيات القطري
الخدمات اللوجستية الشراء
– إدارة المشتريات المحلية ومعالجتها وفقًا لسياسة Concern Procurement.
– قم بالإعلان عن طلبات عروض الأسعار وتوزيعها لتقديمها إلى دهوك كما هو مطلوب.
– عقد اجتماعات لجنة المشتريات وتسهيلها حسب الضرورة.
– تدريب وتوجيه أعضاء لجنة الشراء حسب الحاجة.
– إجراء مسح السوق المحلي لإمدادات البرنامج الرئيسية.
– إنشاء وصيانة قائمة الموردين المعتمدين العادلة والشفافة والدقيقة للسوق المحلي
-دعم منسق اللوجستيات مع إجراءات العطاء حسب الضرورة
– العمل مع الموردين لفهم الشروط والأحكام وقواعد السلوك
– تحديث ومشاركة تعقب SR
إدارة الأصول
– مسؤول عن ضمان إدارة جميع الأصول والمعدات بواسطة سياسات Concern القياسية
التخزين
– التأكد من إدارة مرافق المستودعات بشكل صحيح والحفاظ على سجلات المخزون بدقة وبشكل صحيح.
– التأكد من أن المستودع نظيف ومرتب باتباع إجراءات إدارة المخزون الصحيحة
المواصلات
– التأكد من الحفاظ على العقود الخاصة بجميع السيارات والسائقين المستأجرين بدقة وفي الوقت المناسب.
– تأكد من أن الموظفين المسؤولين عن النقل يقومون بفحص المركبات بانتظام للتأكد من سلامة الطريق والامتثال لأوراق سجل سياسة CWW والفحوصات اليومية للمركبة وحدود السرعة وأحزمة الأمان وما إلى ذلك)
– دعم الموظفين المسؤولين عن النقل لإدارة استخدام وتخصيص الأسطول بكفاءة.
– ضمان الانتهاء في الوقت المناسب وتقديم تقرير تحليل النقل الشهري.
الأمن بالتنسيق مع مدير المنطقة (DM)
– دعم DM في المراقبة الأمنية وإعداد التقارير.
– تأكد من أن جميع الموظفين وخاصة السائقين والركاب على دراية بالأمن ويلتزمون بالإرشادات في الممارسة وإعداد التقارير.
– المشاركة في اجتماعات مجموعة تنسيق الأمن.
– مراقبة الوضع الأمني عن كثب وإبلاغ SD بانتظام بأي تغييرات.
– تطوير والحفاظ على العلاقات مع السلطات المحلية ذات الصلة وأصحاب المصلحة الرئيسيين إدارة الموظفين بالتنسيق مع مدير المنطقة (DM)
– دعم وتعزيز المعايير الموضحة في سياسة حماية المشاركين في البرنامج ومدونة قواعد السلوك الخاصة بهم لفريقهم والمنظمات الشريكة والمستفيدين ، والالتزام بتوفير بيئة عمل آمنة. على سبيل المثال سياسة حماية المشاركين في البرنامج ، والمساواة ، وسياسة مكافحة الاحتيال ومعايير المساءلة.
– تعزيز وقيادة فريق السجلات والشؤون المالية والموارد البشرية لتحقيق معايير عالية من الشفافية والمساءلة من أجل تقليل احتمالية إساءة الاستخدام أو الاحتيال
– تعزيز مستويات عالية من الأداء وتقديم الخدمات من قبل فريق الأنظمة لضمان نجاح البرنامج الشامل في <<base>> / سوريا
– ضمان الالتزام بجميع سياسات وإرشادات القلق من قبل الموظفين والشركاء المحليين في السلطة القضائية
الجهة المعلنة: Concern World Wide
ملاحظات أخرى:
فقط المرشحين المختارين سيتم الإتصال بهم .
السيرة الذاتية ( سي في ) يجب أن تكون باللغة الإنكليزية بصيغة ملف وورد أو بي دي إف .
عدد الشواغر لهذه الوظيفة هي شاغر 1
مقر العمل: دير الزور
كيفية التقدم للمنصب:
يرجى ارسال السيرة الذاتية على البريد الالكتروني / الرابط الإلكتروني التالي:
Please fill the form on the following link: https://forms.gle/9US8mWaUhr8j8MiT9
مع ضروة وضع رقم الإعلان أعلاه و المسمى الوظيفي او عنوان الشاغر في عنوان الرسالة (خانة الموضوع).
ملاحظة عامة: معظم الجهات المعلنة لا تقبل التقدم للشواغر إلا بالطريقة الإلكترونية أعلاه.
JOB Vacancy Announcement #: 4898
Job Title: Office manager-DEZ
Application deadline: 18.05.2021
Job Requirements:
- University degree in a relevant discipline
- Minimum three years relevant work experience in a similar capacity preferably in NGO sector.
- Good written and spoken Arabic & English with good communications skills.
- Personnel management experience.
- Experience with dealing with local authorized and self-admission
- Ability to work in a systematic and organized manner.
- The ability to priorities competing demands.
- Excellent IT skills, including use of spread sheet and electronic mail.
- Commitment to humanitarian principles and values
- Commitment to Concern equal opportunity and gender practices
Job Description:
HR and Administration in coordination with HR Coordinator
– Ensure timely payment of bills for rent, telephone, internet, electricity, water.
– Monitor and control the use of the office fixed line telephone.
– Ensure an adequate provision of office supplies, including computer and printer supplies.
– Follow up of the office supplies stock.
– Follow up service agreements and ensure that IT equipment are always functioning.
– Maintain and check administrative filing systems, filling administrative documents and letters.
– Support HR assistant in supervise the cleaning/gardening staff.
– Liaise with local authorities to ensure all legal documentation is completed and submitted accordingly.
– Follow up the recruitment of new staff, advertisement, CVs collection, and arrangement of interview.
– Follow up on the preparation of work contracts for new staff and extend/Amend work contracts when needed.
– Follow up on scanning/filling and keeping updated personal files on Share point for all employees with needed documents.
– Update the base organogram and contract list on monthly basis
Finance in coordination with Finance Manager
– Manage the Finance assistant in day-to-day cash management and ensure cash transactions and management are in line with Concern procedures in coordination with Finance Department in Iraq
– Safe Cash Count on weekly basis
– Oversee finance function to ensure that all spending is in line with Concern financial procedures and
– Donor requirements
– In collaboration with DM, ensure that cash forecast and cash request is submitted on time to ensure timely transfer of funds.
– Oversee Hawala transfers and coordinate with Dohuk office for payroll and medical insurance transfers
Logistics in coordination with Country Logistics Coordinator
Procurement & Logistics
– Manage and process local procurements in accordance with Concern Procurement policy.
– Advertise and distribute RFQ’s for submission to Dohuk as required.
– Convene and facilitate the Purchase committee meetings as necessary.
– Train and induct Purchase Committee members as needed.
– Conduct local market survey for key programme supplies.
– Create and maintain and fair, transparent and accurate Approved Supplier list for the local market
– Support the Logistics Coordinator with Tender procedures as necessary
– Work with suppliers to understand terms and conditions and the code of conduct
– Update and share the SR tracker
Asset Management
– Is responsible to ensure all assets and equipment managed by Concern standard policies
Warehousing
– Ensure that the Warehouse facilities are properly managed and stock records accurately and properly maintained.
– Ensure that the Warehouse is kept clean and tidy with correct stock management procedures being followed
Transport
– Ensure that the contracts for all hire Vehicles and Drivers are maintained accurately and timely.
– Ensure that the transport responsible staff regularly spot check the vehicles for road wordiness and compliance to CWW policy Log sheets, daily vehicle checks, speed limits, seat belts etc).
– Support the transport responsible staff to efficiently manage the usage and allocation of the fleet.
– Ensure timely completion and submission of the monthly transport analysis report.
Security in coordination with District Manager (DM)
– Support the DM in security monitoring and reporting.
– Ensure all staff and especially drivers and passengers are security aware and adhere to guidelines in practice and reporting.
– Participate in Security Focal Group meetings.
– Closely monitor the security situation and regularly inform the SD on any changes.
– Develop and maintain relationships with the relevant local authorities and key stakeholders.
Staff Management in coordination with District Manager (DM)
– Support and promote the standards outlined in the Programme Participant Protection Policy and Concern Code of Conduct to their team, partner organizations and beneficiaries, and be committed to providing a safe working environment. e.g. Programme Participant Protection Policy, Equality, Anti-Fraud Policy and Accountability standards.
– Promote and lead the Logs, Finance and HR team to achieve high standards of transparency and accountability in order to reduce potential for abuse or Fraud
– Promote high standards of performance and service delivery by the systems team to ensure the success of the overall programme in <<base>> /Syria
– Ensure all Concern policies and guidelines are adhered to by staff and local partners in Jurisdiction
Other
– Any other duties as assigned by DM
Advertiser: Concern World Wide
Other Information’s:
Only Shortlisted candidates will be contacted .
CVs should be in English Language and in Word or PDF format .
the number of positions is 1
Duty Station: Deir Ezzor
How to Apply:
Please send your CV to the following email/Link:
Please fill the form on the following link: https://forms.gle/9US8mWaUhr8j8MiT9
Please consider to mention the advert ID (Above) and the job title in the email subject.
#شبكة _شمال_سوريا