دعوة لتقديم عروض لشراء مجموعات المواد غير الغذائية

إعلان مناقصة 

INVITATION TO BID FOR PROCUREMENT OF NON-FOOD ITEMS (NFIs) KITS

دعوة لتقديم عروض لشراء مجموعات المواد غير الغذائية

 

Reference: Q-02/2021

  المرجع Q-02/2021:

A private, non-profit international humanitarian organization dedicated to providing medical assistance to populations in crisis, without discrimination and regardless of race, religion, creed or political affiliation. To support our operations in Raqqa, Syria we now solicit invitations from reputable vendors/suppliers based in Raqqa who are able to supply a number between 1500-1.800 HYGIENE & WATER KITS and 40 CLEANING KITS. If your company is interested in supplying of these items, please read the Terms and Conditions outlined below.

منظمة إنسانية دولية خاصة غير ربحية مكرسة لتقديم المساعدة الطبية للسكان في الأزمات، دون تمييز وبغض النظر عن العرق أو الدين أو العقيدة أو الانتماء السياسي.

لدعم عملياتنا في الرقة، سوريا، نطلب الآن عروض من البائعين / الموردين ذوي السمعة الطيبة الموجودين في الرقة القادرين على توفير عدد يتراوح بين 1500-1.800 من مجموعات النظافة والماء و40 مجموعة تنظيف. إذا كانت شركتك مهتمة بتوريد هذه العناصر، فيرجى قراءة الشروط والأحكام الموضحة أدناه.

In addition to the above, please complete the attached Annex 1 – Bill of Quantities (BoQ) and Annex 2 Form for submitting Supplier’s Bid which should be submitted to our office no later than May 19, 2021 at 7:00 pm via email (ingojob.raqqa@gmail.com) or courier mail.

بالإضافة إلى ما سبق، يرجى إكمال الملحق 1 المرفق – فاتورة الكميات (BoQ) ونموذج الملحق 2 لتقديم عرض المورد الذي يجب تقديمه إلى مكتبنا في موعد أقصاه 19 مايو 2021 الساعة 7:00 مساءً عبر البريد الإلكتروني (ingojob.raqqa@gmail.com) أو البريد السريع.

Bids submitted by email or by courier mail should indicate clearly the reference “Q-02/2021 Invitation to Bid for Procurement of NFI KITS”.

يجب أن تشير العروض المقدمة عن طريق البريد الإلكتروني أو البريد السريع بوضوح إلى المرجع Q-02/2021″ دعوة لتقديم عروض لشراء مجموعات المواد غير الغذائية“.

IMPORTANT: The total number of Hygiene and Water kits will be between 1500-1800. Final quantities will be confirmed before signing contract. Bids should be based on a number of 1.700 kits.

هام: سيكون العدد الإجمالي لأدوات النظافة والمياه بين 1500-1800. سيتم تأكيد الكميات النهائية قبل توقيع العقد. يجب أن تستند العروض على عدد 1.700 مجموعة.

 

 

 

 

Part – I Instructions   الجزء الأول: تعليمات:

• Bids are required to be submitted to the Organization’s office no later than May 19, 2021 at 7:00 pm.

يجب تقديم العروض إلى مكتب المنظمة في موعد أقصاه 19 مايو 2021 الساعة 7:00 مساءً.

• Bids must be submitted in the English and/or Arabic language.

يجب تقديم العروض باللغة الإنجليزية / العربية.

• All quotations, costs, prices and other shall be indicated in

يجب الإشارة إلى جميع عروض الأسعار والتكاليف والأسعار وغيرها بالدولار الأمريكي.

• Bidders should provide clear pictures of all the requested items (showing the brands) and attach them to the Annex I Bill of Quantities (BoQ). The Organization reserves the right to request samples from the awarded Supplier.

يجب على مقدمي العروض تقديم صور واضحة لجميع العناصر المطلوبة (توضح العلامات التجارية) وإرفاقها بملحق 1 فاتورة الكميات BoQ) تحتفظ المنظمة بالحق في طلب عينات من المورد الفائز.

• Bids received after the above-mentioned closing time will not be accepted.

لن يتم قبول العروض المستلمة بعد وقت الإغلاق المذكور أعلاه.

• Bids that are incomplete or illegible will not be accepted.

لن يتم قبول العروض غير المكتملة أو غير المقروءة.

 

Part – II Terms and Conditions الجزء الثاني: الشروط والأحكام:

1. The organization will issue the Supplier a “Supplier Agreement” and a “Purchase Order” providing all information relevant to the supplies.

ستصدر المنظمة للمورد “اتفاقية مورد” و “طلب شراء” توفر جميع المعلومات ذات الصلة بالإمدادات.

2. Hygiene and Water Kits and Cleaning Kitsitems can only be procured after it is approved and confirmed by the Organization authorized representative in writing (issuing Purchase Order), after which the Supplier can proceed with final supplying.

لا يمكن شراء أدوات النظافة والمياه وأدوات التنظيف إلا بعد اعتمادها وتأكيدها من قبل الممثل المعتمد من المنظمة كتابة (إصدار أمر الشراء)،

وبعد ذلك يمكن للمورد المضي قدمًا في التوريد النهائي.

3. Following sourcing of the requested items, the awarded vendor undertakes to store sourced items in an identified warehouse/storing space, ensuring the best storage and safety conditions. Access to the warehouse by the Organization’s dedicated staff must be guaranteed every time it is requested.

بعد تحديد مصادر العناصر المطلوبة، يتعهد البائع الفائز بتخزين العناصر التي تم الحصول عليها من مصادر في مستودع / مساحة تخزين محددة،

 مما يضمن أفضل ظروف التخزين والسلامة. يجب ضمان وصول موظفي المنظمة المتفانين إلى المستودع في كل مرة يُطلب فيها ذلك.

4. The awarded Supplier should notify the Organization five (5) days in advance on the beginning of the kits assembling and packaging.

يجب على المورد الفائز إخطار المنظمة بخمسة (5) أيام مقدمًا في بداية تجميع المجموعات وتعبئتها.

5. The Organization procurement committee will visit the Supplier’s Warehouse/Store for physical inspection of kits before assembling the kits as per the Purchase Order.

ستقوم لجنة مشتريات المنظمة بزيارة مستودع / متجر المورد للفحص المادي للمجموعات قبل تجميع المجموعات وفقًا لأمر الشراء.

6. The Organization staff will check the quality and quantity of the items before the assembling and packaging.

سيتحقق موظفو المنظمة من جودة وكمية العناصر قبل التجميع والتعبئة.

7. Hygiene & Water Kits (LOT I) and Cleaning Kits (LOT II) should be assembled based on the list of items provided in the Annex I Bill of Quantities (BoQ) document.

يجب تجميع مجموعات أدوات النظافة والمياه LOT I)) وأطقم التنظيف (LOT II) بناءً على قائمة العناصر الواردة في مستند جدول الكميات الملحق الأول (BoQ).

8. Hygiene & Water Kits (LOT I) and Cleaning Kits (LOT II) should be packed using plastic film, except for greater size items such as jerry cans, washing basins, buckets, mops, brooms and squeegee.

يجب تعبئة أطقم النظافة والمياه LOT I)) وأطقم ال تنظيف   LOT II)) باستخدام غشاء بلاستيكي، باستثناء العناصر الأكبر حجمًا مثل علب المياه وأحواض الغسيل والدلاء والمماسح والمكانس والممسحة.

9. Assembled kits should be loaded on pallets with special identification number or special mark.

يجب تحميل المجموعات المجمعة على منصات نقالة تحمل رقم تعريف خاص أو علامة خاصة.

10. A packing list for each pallet should be included and affixed on the pallet.

يجب تضمين قائمة التعبئة لكل منصة نقالة ولصقها على المنصة النقالة.

11. The Delivery Note prepared should reconcile with the aggregate of all packing lists.

يجب أن تتطابق مذكرة التسليم المعدة مع إجمالي قوائم التعبئة.

12. Assembled kits shall be stored at the supplier’s warehouse until the organisation greenlights the transport, with a maximum storage time of 3 weeks after completion of the assembling and packaging. Please consider storage cost the Bill of Quantities (BoQ).

يجب تخزين المجموعات المجمعة في مستودع المورد حتى تعطي المنظمة الضوء الاخضر للنقل، مع وقت تخزين أقصاه 3 أسابيع بعد الانتهاء من التجميع والتعبئة. يرجى مراعاة تكلفة التخزين في فاتورة الكميات (BoQ).

13. Total number of hygiene and water kits will be between 1500-1800. Finals quantities will be confirmed before signing contract. Bids should be based on a number of 1.700 kits.

سيكون العدد الإجمالي لأطقم النظافة والمياه بين 1500-1800. سيتم تأكيد الكميات النهائية قبل توقيع العقد. يجب أن تستند العطاءات على عدد 1700 مجموعة.

14. The Supplier will be in charge to organize and provide trucks for the transport of the assembled NFI KITS from the warehouse/storing space to the four (4) distribution locations (calculated distance is 30kms outside Raqqa city for all locations), and avail the trucks for the whole duration of the distribution activities (one day per distribution location, for a total of four (4) days).

سيكون المورد مسؤولاً عن تنظيم وتوفير الشاحنات لنقل مجموعات المواد غير الغذائية المجمعة من المستودع / مساحة التخزين إلى مواقع التوزيع الأربعة (4) (المسافة المحسوبة 30 كم خارج مدينة الرقة لجميع المواقع)، والاستفادة من الشاحنات لكامل مدة أنشطة التوزيع (يوم واحد لكل موقع توزيع، بإجمالي أربعة (4) أيام).

15. The Supplier agrees to keep confidential, all procurement information at all times and such information cannot be shared with any third party under any circumstances, without the explicit written consent from the organization management.

يوافق المورد على الحفاظ على سرية جميع معلومات الشراء في جميع الأوقات ولا يمكن مشاركة هذه المعلومات مع أي طرف ثالث تحت أي ظرف من الظروف، دون موافقة خطية صريحة من إدارة المنظمة.

16. The rates quoted shall be valid for a period of one (1) month and cannot be changed.

يجب أن تكون الأسعار المعروضة صالحة لمدة شهر واحد (1) ولا يمكن تغييرها.

Part III – Payment terms الجزء الثالث: – شروط الدفع

• A 50% advance/pre-payment will be made to the vendor upon signature of the Supplier Agreement, and 50% final payment on completion of the distribution activities in the designated distribution locations. Both payments are due upon receipt of Supplier’s invoices, delivery notes and packing lists. All payments will be made via Hawala transfer service.

سيتم دفع 50٪ مقدمًا / دفعة مسبقة للبائع عند توقيع اتفاقية المورد، و50٪ دفعة نهائية عند الانتهاء من أنشطة التوزيع في مواقع التوزيع المحددة. كلتا الدفعتين مستحقة عند استلام فواتير المورد وإشعارات التسليم وقوائم التعبئة. كل الدفعات سوف تكون عن طريق خدمات الحوالة

• Invoices must include costs of sourcing, storing, packaging and transport to the distribution locations.

يجب أن تتضمن الفواتير تكاليف التوريد والتخزين والتعبئة والنقل إلى مواقع التوزيع.

• The Supplier agrees to provide a line of credit to the organization for a minimum number of thirty (30) days, upon satisfactory delivery of goods and performance of services. However, the Organization will endeavour to make full payment to the Supplier within period of fourteen (14) working days from the date of submission of invoices and related documents.

يوافق المورد على تقديم حد ائتمان للمؤسسة لمدة لا تقل عن ثلاثين (30) يومًا. ومع ذلك، ستسعى المنظمة إلى سداد المبلغ بالكامل للمورد في غضون أربعة عشر (14) يوم عمل من تاريخ تقديم الفواتير والمستندات ذات الصلة.

Part IV – Criteria to determine how to select suppliers in short list:

الجزء الرابع: معايير لتحديد كيفية اختيار الموردين في قائمة مختصرة:

• Price: 50% السعر: 50٪
• Warehousing/storing capacity, assembling and packaging and transport to distribution locations: 15%

سعة التخزين / التخزين والتجميع والتعبئة والنقل إلى مواقع التوزيع: 15٪

• Short lead time/clear delivery proposal: 15 %

مهلة قصيرة / اقتراح تسليم واضح: 15٪

• Quality of bids and clear pictures of each and every item showing the brand name: 5%

جودة العروض والصور الواضحة لكل عنصر يظهر اسم العلامة التجارية: 5٪

• Quality of the of the items: 10%

جودة الأصناف: 10٪

• Previous experience with our Organization and other INGOs: 5%

الخبرة السابقة مع منظمتنا والمنظمات الدولية غير الحكومية الأخرى: 5٪

Part V – Ethical Standards الجزء الخامس – المعايير الأخلاقية

The Service Provider represents and warrants:  يقر مقدم الخدمة ويضمن

1. that it is not and has not been involved with illegal activities or in the traffic of arms, material or equipment destined for military use;

أنه لم يشارك وليس مشارك في أنشطة غير مشروعة أو في تهريب أسلحة أو مواد أو معدات مخصصة للاستخدام العسكري.

1. that it has not participated in any collusive, corrupt or illegal behavior together with other tenderers, in the event that the Agreement was the subject of a call for tenders;

أنه لم يشارك في أي سلوك تواطئي أو فاسد أو غير قانوني مع مقدمي العروض الآخرين، في حال كانت الاتفاقية موضوع دعوة لتقديم عروض.

1. that no person or entity, including any official, civil servant or member of government, has received or shall receive any direct or indirect benefit as a result of the execution of the Agreement;

عدم حصول أي شخص أو كيان، بما في ذلك أي مسؤول أو موظف مدني أو عضو في الحكومة، على أو تلقي أي منفعة مباشرة أو غير مباشرة نتيجة لتنفيذ الاتفاقية

1. that its employees enjoy satisfactory working conditions in accordance with local labor laws;

أن موظفيها يتمتعون بظروف عمل مُرضية وفقًا لقوانين العمل المحلية

1. that neither it nor any of its affiliates employs children or is engaged in any practice inconsistent with the rights set forth in the Convention of the Rights of the Child.

أنه لا الشركة ولا أي من الشركات التابعة لها تستخدم الأطفال أو تشارك في أي ممارسة تتعارض مع الحقوق المنصوص عليها في اتفاقية حقوق الطفل.

 

Annex 1– الملحق 1

Bill of Quantities (BoQ)- (BoQ) فاتورة الكميات

 

LOT I – Hygiene and Water Kit* LOT I– مستلزمات النظافة والمياه *

*The quantities specified in the table below refer to the contents of one (1) kit

* تشير الكميات المحددة في الجدول أدناه إلى محتويات مجموعة واحدة (1)

Description/ الوصف	Specification of Goods مواصفات البضائع	Unit الوحدة	Quantity الكمية	Total No. of Kits العدد الإجمالي للأطقم
Ghar soap, body, 250g صابون غار للجسم 250 جرام	Soap for personal hygiene. Wrapped bar. Non-perfumed, for normal skin. Hypoallergenic, wrapped bar. 250 g per person. Long durability. صابون للنظافة الشخصية. شريط ملفوف. غير معطر للبشرة العادية. لا تسبب الحساسية، شريط ملفوف. 250 جرام للفرد. متانة طويلة.	Pce قطعة	18	1500-1800
Bath towel (medium) منشفة حمام (متوسطة)	50% cotton, Size 57cm x 120cm, a thick bath towel, with rough, loose, uncut pile, absorbent. 50٪ قطن، مقاس 57 سم × 120 سم، فوطة حمام سميكة، ذات وبر خشن، فضفاض، غير مقصوص، ماصة.	Pce قطعة	6
Laundry detergent powder مسحوق منظف الغسيل	1KG laundry detergent منظف ​​غسيل 1 كجم	Packet كيس	6
Liquid dish soap صابون سائل للأطباق	1L liquid dish soap 1 لتر من صابون الأطباق السائل	Bottle علبة	6
Shampoo شامبو	Hypoallergenic, PH factor 5.5, bottle 500 ml. لا تسبب الحساسية، عامل الأس الهيدروجيني 5.5، زجاجة 500 مل.	Pce قطعة	6
Plastic toilet jug ابريق تواليت بلاستيك	2L toilet jug, plastic, for sanitary cleansing ابريق تواليت 2 لتر بلاستيك للتنظيف الصحي	Pce قطعة	3
Plastic washing basin (medium) حوض بلاستيك (متوسط)	Lightweight plastic, standard size 63cm x 45cm بلاستيك خفيف الوزن ، الحجم القياسي 63 سم × 45 سم	Pce قطعة	3
Water jerry can, collapsible* جرة ماء قابلة للطي *	20L, made of PVC coated polyester fabric, polyethylene, or equivalent material. UV resistant, can withstand ambient temperatures of -20°C to +50°C. Suitable for drinking water storage, tested and approved by recognized and specialized laboratories 20 لتر، مصنوع من قماش بوليستر أو بولي إيثلين أو مادة مكافئة. مقاومة للأشعة فوق البنفسجية، يمكنها تحمل درجات الحرارة المحيطة من -20 درجة مئوية إلى +50 درجة مئوية. مناسبة لتخزين مياه الشرب، تم اختبارها واعتمادها من قبل مختبرات معترف بها ومتخصصة   *collapsible water jerry cans preferred. * يفضل علب الماء القابلة للطي.	Pce قطعة	1
Water jerry can, collapsible* جرة ماء قابلة للطي *	10L, hard plastic, fitted with one or two built-in carrying handles 10 لتر، بلاستيك صلب، مزود بمقبض أو مقابض حمل مدمجة *collapsible water jerry cans preferred. * يفضل علب الماء القابلة للطي.	Pce قطعة	2
Bucket with lid and tap دلو بغطاء وصنبور	20L plastic bucket (HDPE – High Density Polyethylene) with lid, cap, plastic handle and plastic tap دلو بلاستيكي سعة 20 لترًا (HDPE – بولي إيثلين عالي الكثافة) مع غطاء وغطاء ومقبض بلاستيكي وصنبور بلاستيكي	Pce قطعة	1

 

 

 

 

 

 

 

 

Annex 1– المرفق 1

Bill of Quantities (BoQ)– فاتورة الكميات (BoQ)

 

LOT II – Cleaning Kit* –   LOT II – مجموعة التنظيف *

*The quantities specified in the table below refer to the contents of one (1) kit

* تشير الكميات المحددة في الجدول أدناه إلى محتويات مجموعة واحدة (1)

Description/ الوصف	Specification of Goods مواصفات البضائع	Unit الوحدة	Quantity  الكمية	Total No. of Kits العدد الإجمالي للأطقم
Mop ممسحة		Pce قطعة	2	40
Broom   مكنسة	Soft broom with handle and stick مكنسة ناعمة بمقبض وعصا	Pce قطعة	2
Toilet bowl brush فرشاة المرحاض		Pce قطعة	2
Squeegee مساحة	Squeegee with handle ممسحة بمقبض	Pce قطعة	2
Sink plunger مكبس بالوعة		Pce قطعة	2
Bucket with lid and tap دلو بغطاء وصنبور	20L HDPE (High Density Poly Ethylene), UV resistant and safe for food and water storage. Tight fitting lid 20 لتر HDPE بولي إيثلين عالي الكثافة، مقاوم للأشعة فوق البنفسجية وآمن لتخزين الطعام والمياه. غطاء محكم	Pce قطعة	2
All purpose washing liquid detergent منظف ​​سائل للغسيل لجميع الأغراض	2L non-bleach detergent منظف ​​غير مبيض سعة 2 لتر	Bottle زجاجة	2
Gloves القفازات	Rubber or Latex gloves قفازات مطاطية أو لاتكس	Pair زوج	2

Annex 2–  الملحق 2

FORM FOR SUBMITTING SUPPLIER’S BID-  استمارة تقديم عرض المورد

(This Form must be submitted using the Supplier’s Official Letterhead/stamp)

(يجب تقديم هذا النموذج باستخدام الخطاب الرسمي / الطابع الرسمي الخاص بالمورد).

We, the undersigned, hereby offer to supply the items listed below in conformity with the specification and requirements as per ITB Reference Q-02/2021.

نحن الموقعون أدناه نعرض بموجب هذا على توريد العناصر المدرجة أدناه وفقًا للمواصفات والمتطلبات وفقًا لمرجع ITB

Q-02/2021.

TABLE 1: Offer to Supply Goods Compliant with Technical Specifications and Requirements

الجدول 1: عرض توريد السلع المتوافقة مع المواصفات والمتطلبات الفنية

Item No. رقم الصنف.	Description/Specification of Goods وصف / مواصفات البضائع	Quantity كمية	Lead time after signing of contract. (max 2 weeks) المهلة الزمنية بعد توقيع العقد. (بحد أقصى أسبوعين)	Unit Price سعر الوحدة	Total Price per Item السعر الإجمالي لكل عنصر
1	Assembled and packed Hygiene and Water kit (final number will be between 1500-1800, to be confirmed before signing contract, bidding based on #1700) مجموعة مستلزمات النظافة والمياه المجمعة والمعبأة (سيكون الرقم النهائي بين 1500-1800 ، ليتم تأكيده قبل توقيع العقد ، والمزايدة على أساس # 1700)	1.700
2	Cleaning kit أدوات تنظيف	40
	Total prices of goods إجمالي أسعار البضائع
	Add: Cost of storing (max 3 weeks after assembly and packaging) إضافة: تكلفة التخزين (بحد أقصى 3 أسابيع بعد التجميع والتعبئة)
	Add: Cost of Transportation to 4 distribution locations (max 4 days) إضافة: تكلفة النقل إلى 4 مواقع توزيع (4 أيام كحد أقصى)
	Add: Other Charges (pls. specify) إضافة: رسوم أخرى (الرجاء التحديد)
	Total Final and All-Inclusive Price Bid إجمالي عرض السعر النهائي والشامل

 

TABLE 2: Offer to Comply with Other Conditions and Related Requirements

الجدول 2: عرض الامتثال للشروط الأخرى والمتطلبات ذات الصلة

Other Information pertaining to our Bid are as follows: المعلومات الأخرى المتعلقة بعرضنا هي كما يلي:	Your Responses ردودك
	Yes, we will comply نعم ، سوف نمتثل	No, we cannot comply لا ، لا يمكننا الامتثال	If you cannot comply, pls. indicate counter proposal إذا كنت لا تستطيع الامتثال، الرجاء. تشير إلى اقتراح مضاد
Delivery Lead Time مهلة التسليم
Warehousing storing (max 3 weeks) التخزين في المستودعات (بحد أقصى 3 أسابيع)
Kits assembling and packaging with plastic film, except big size items مجموعات تجميع وتغليف بغشاء بلاستيكي ، باستثناء العناصر كبيرة الحجم
Transport to distribution locations (30kms outside Raqqa city, 4 days’ distribution) النقل إلى مواقع التوزيع (30 كم خارج الرقة ، توزيع 4 أيام)
Validity of Bids (30 days) صلاحية العروض (30 يوما)