مساعد الوصول الإنساني واللوجستي.

Vacancy Announcement

Terms of Reference

 

JOB TITLE:                                Humanitarian Access and Logistic Assistant.

DUTY STATION:                     Deir-ez-Zor- Al-Kesra Area

SUPERVISOR POSITION:     Security Team Leader – Logistics Team Leader

Post Description:                  Under the supervision of the Security team Leader and technical supervision of the Logistic Officer, the Security and Logistic Assistant contributes to the smooth, effective, and efficient operation of Security and Logistics support to CVT NES mission in line with CvT RDD Logistics and Security Handbook and CvT RDD internal SOPs.

Signature of the contract is dependent on the approval of the project from the donor. CvT reserves the right to cancel the recruitment if the funds do not get approved.

Responsibilities and Tasks:

1. Security:

• Implement humanitarian access procedures, in line with humanitarian principles and applicable protocols, including movement permits and special permissions.
• Help the Security Team Leader and the Security Manager (SM) to inform programs and operations staff of requirements for humanitarian access during planning.
• Ensure timely completion of processes and procedures to facilitate effective and efficient access.
• File and maintain records of permits, clearances and exemptions from relevant actors.
• Monitoring and updating for CVT staff movement in NES.
• Provide up-to-date and accurate security-related information and analysis to the Security Team Leader and the Security Manager.
• Provide direct support to Security Manager to resolve access issues, including interference, at checkpoints, field sites and facilities through coordination, liaison and negotiation.
• Track and report to STL&SM on the humanitarian access environment including incidents and issues to inform humanitarian access planning and management and recommend solutions.
• Support assessment of new sites and locations and the promotion of acceptance and access.
• The HAA will have an expert contextual understanding of Deir-ez-Zor to advise and assist the NES Security Manager and the Head of Security.
• Other duties as needed or requested by supervisor.

1. Logistic:

 

• Ensure that the premises are safe, comfortable, efficient, and cost-effective, meeting the standards outlined in the CvT RDD Logistics Handbook.
• Manage all contractual relations related to CvT NES property rentals, utilities, and services.
• Conduct basic maintenance or arrange maintenance and its expenses.
• Purchase and maintain equipment, safety equipment, and consumables.
• Arrange drinking water and ensure timely replenishment of water filters.
• Replenish and manage the stock of consumables and stationery used in the office.
• Ensure efficient and adequate lodging premises for permanent or visiting staff, including cleaning, maintenance, and equipment arrangements.
• Manage base support staff (cleaners, guards).
• Submit a Weekly Money Request to finance based on real needs.
• Register new assets in Navision.
• Keep track of assets’ movement.
• Conduct a bi-annual inventory of assets.
• Coordinate the disposal of assets and troubleshoot with NES Asset focal point.
• File and archive asset-related documents such as liability agreements, discarding protocols, inventories, etc.
• Coordinate staff and goods movements in cooperation with the Fleet Officer.
• File and archive logbooks.
• Arrange small purchases.
• Collect quotations and prepare procurement.
• Archive all logistic documents, including hardcopies and softcopies.

Qualifications & Preferred Skills:

• Fluent in written and spoken Arabic.
• Good English skills will be advantage.
• Experience of working in Humanitarian Access in Deir-ez-Zor
• Basic Experience in the Logistic field, Base Management and Assets.
• He/She must have worked within NGO environment.
• Experienced in dealing with highly complex security.
• High negotiation ability and good communication skills.
• Computer skills including the ability to operate Excel and Word processing programs at a highly proficient level.

Benefits

• Paid maternity and parental leaves.
• Break time and safe space for nursing mothers.
• Paid study leaves

Interested candidates (male or female) are invited to submit their application by midnight on the 30th of August 2023 via this link: CvT Application form (airtable.com) Please note that only shortlisted candidates will be contacted.

 

الإعلان عن الوظائف الشاغرة

الاختصاصات

 

عنوان الوظيفة: مساعد الوصول الإنساني واللوجستي.

موقع العمل: دير الزور – منطقة الكسرة

منصب المشرف: مشرف الفريق الأمني – مشرف الفريق اللوجستي

 

الوصف الوظيفي: تحت إشراف مشرف فريق الأمن والإشراف الفني للمسؤول اللوجستي، يساهم مساعد الأمن واللوجستيات في التشغيل السلس والفعال لدعم الأمن واللوجستيات لمهمة شمال شرق سوريا بما يتماشى مع كتيب الإجراءات الأمنية واللوجستية في قسم الإغاثة والتنمية وإجراءات التشغيل الموحدة الداخلية الخاصة بـقسم الإغاثة والتنمية في CvT.

 

يعتمد توقيع العقد على موافقة الجهة المانحة على المشروع. تحتفظ CvT بالحق في إلغاء التوظيف إذا لم تتم الموافقة على الدعم.

المسؤوليات والمهام:

1. القسم الأمني:

• تنفيذ إجراءات وصول المساعدات الإنسانية، بما يتماشى مع المبادئ الإنسانية والبروتوكولات المعمول بها، بما في ذلك تصاريح التنقل والأذونات الخاصة.
• مساعدة مشرف فريق الأمن ومدير الأمن لإبلاغ موظفي البرامج والعمليات بمتطلبات وصول المساعدات الإنسانية أثناء التخطيط.
• ضمان استكمال العمليات والإجراءات في الوقت المناسب لتسهيل الوصول الفعال والكفء.
• الأرشفة والاحتفاظ بسجلات التصاريح والموافقات والإعفاءات من الجهات الفاعلة ذات الصلة.
• رصد وتحديث حركة موظفي CVT في شمال شرق سوريا.
• توفير المعلومات والتحليلات المتعلقة بالأمن محدثة ودقيقة لمشرف فريق الأمن ومدير قسم الأمن.
• تقديم الدعم المباشر لمدير قسم الأمن لحل مشكلات الوصول، بما في ذلك التداخل، عند نقاط التفتيش والمواقع الميدانية والمرافق من خلال التنسيق والاتصال والتفاوض.
• تتبع وتقديم التقارير إلى مشرف الفريق الأمني ومدير قسم الـأمن حول بيئة الوصول الإنساني بما في ذلك الحوادث والقضايا لإبلاغ تخطيط وإدارة الوصول الإنساني والتوصية بالحلول.
• دعم تقييم المواقع والمواقع الجديدة وتعزيز القبول والوصول.
• سيكون لدى مساعد الوصول الإنساني والأمني فهم سياقي خبير لدير الزور لتقديم المشورة ومساعدة مدير الأمن والسلامة.
• واجبات أخرى حسب الحاجة إليها أو طلبها من قبل المشرف.

 

1. القسم اللوجستي

• التأكد من أن المباني آمنة ومريحة وفعالة من حيث التكلفة، وتفي بالمعايير الموضحة في كتيب CvT الخاص بقسم التنمية والإغاثة.
• إدارة جميع العلاقات التعاقدية المتعلقة بإيجارات الممتلكات والمرافق والخدمات التابعة ل CvT في شمال شرق سوريا.
• القيام بأعمال الصيانة الأساسية أو ترتيبات عمليات الصيانة ونفقاتها.
• شراء وصيانة المعدات ومعدات السلامة والمواد الاستهلاكية.
• ترتيب مياه الشرب وضمان تجديد فلاتر المياه في الوقت المناسب.
• تجديد وإدارة مخزون المواد الاستهلاكية والقرطاسية المستخدمة في المكتب.
• ضمان وجود أماكن إقامة فعالة وملائمة للموظفين الدائمين أو الزائرين، بما في ذلك التنظيف والصيانة وترتيبات المعدات.
• إدارة موظفي الدعم في المركز (عمال النظافة، الحراس).
• تقديم طلب نقدي أسبوعي للتمويل بناءً على الاحتياجات الحقيقية.
• تسجيل الأصول الجديدة في Navision.
• تتبع حركة الأصول.
• إجراء جرد نصف سنوي للأصول.
• تنسيق التخلص من الأصول واستكشاف الأخطاء وإصلاحها مع مرجع الاتصال المسؤول عن الأصول في شمال شرق سوريا.
• أرشفة المستندات المتعلقة بالأصول مثل اتفاقيات المسؤولية، والتخلص من البروتوكولات، وقوائم الجرد، إلخ.
• تنسيق حركات الموظفين والبضائع بالتعاون مع موظف الأسطول.
• تنسيق وأرشفة السجلات.
• ترتيب المشتريات الصغيرة.
• جمع عروض الأسعار وإعداد المشتريات.
• أرشفة جميع الوثائق اللوجستية، بما في ذلك النسخ الورقية والنسخ الإلكترونية.

الامتيازات

• إجازة أمومة وأبوة مدفوعة الأجر.
• وقت استراحة ومساحة آمنة للأمهات المرضعات.
• إجازة دراسية مدفوعة الأجر

 

 

تتم دعوة المرشحين المهتمين (ذكورًا وإناثًا) لتقديم طلباتهم بحلول منتصف ليل 30 تموز 2023 عبر هذا الرابط: CvT Application form (airtable.com)

يرجى ملاحظة أنه سيتم الاتصال بالمرشحين المختارين فقط.