مساعد/ة موارد بشرية وإدارية -بدل امومة

 

إعلان وظيفة شاغرة رقم:  7286

المسمى الوظيفي:  مساعد/ة موارد بشرية وإدارية -بدل امومة

اخر موعد للتقديم: 23.08.2022

مقر العمل: دير الزور

متطلبات العمل:

• شهادة جامعية في المجال ذي الصلة (الموارد البشرية / العامة أو إدارة الأعمال / الإدارة) ؛
• خبرة عمل لمدة سنة واحدة على الأقل في مجال الموارد البشرية أو الإدارة.
• إجادة اللغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة.
• مهارات الكمبيوتر حزمة مايكروسوفت أوفيس. يعد Word و Excel و Power Point ضروريين.
• خبرة في العمل في القطاع الإنساني أمر مرغوب فيه
• المرونة تحت الضغط واستجابة للاحتياجات المتغيرة.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارة في الحساب.
• الالتزام بالحفاظ على السرية.
• القدرة على العمل ضمن المواعيد النهائي وتحديد أولويات العمل المتغيرة
• مهارات تنظيمية ممتازة مع القدرة على العمل بمبادرة شخصية وتقديم الدعم بشكل استباقي.
• القدرة على العمل بهدوء وكفاءة تحت الضغط للوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.

الوصف الوظيفي:

الادارة

– عند الضرورة تقديم الدعم للزوار في مجالات الإقامة والمواصلات والبدل اليومي في حال السفر

– الإبلاغ عن أي مخاوف أو قضايا أمنية إلى مسؤول الموارد البشرية في الوقت المناسب.

– الاحتفاظ بنسخة ورقية من جميع الملفات الإدارية والموارد البشرية (عقود الإيجار / الخدمة / التوظيف ، ملفات الموظفين ، ملفات التوظيف ، إلخ …) والتأكد من إكمال جميع الوثائق. تأكد من تحميل النسخ الإلكترونية بانتظام على SharePoint ونقل النسخ المطبوعة بأمان إلى نظام الملفات المركزي.

– الحفاظ على جميع اتفاقيات إيجار المباني في دير الزور وتكون مسؤول عن إعداد المدفوعات والمستندات التعاقدية في الوقت المحدد. الاتصال والإبلاغ عن أي مشاكل تتعلق بصيانة الممتلكات إلى المالك

– التأكد من معالجة جميع فواتير الخدمات العامة ودفعها في الوقت المناسب (الكهرباء والماء والهاتف والإنترنت). مراجعة وتقديم كشف ائتمان إعادة الشحن الشهري للهاتف بحلول 25 من كل شهر

– الحفاظ على معدات المكتب من أجهزة ومعدات للتأكد من أنها تعمل وتتوافق مع معايير الصحة والسلامة.

– أن يكون مسؤولاً عن إعداد طلبات التوريد لمعدات وإمدادات المكاتب عند الاقتضاء ؛    الموارد البشرية

– مسؤول عن صياغة تقرير كشوف المرتبات الشهرية لدير الزور وتقديمه في الوقت المحدد إلى مسؤول الموارد البشرية ، بما في ذلك جميع المستندات الداعمة اللازمة لضمان حصول جميع الموظفين المحليين على مدفوعاتهم الشهرية الصحيحة في الوقت المحدد.

– بدعم من مسؤول الموارد البشرية ، يكون مسؤولاً عن تعيين الموظفين المتعاقدين والعاملين يوميًا. التأكد من اتباع إجراءات ونماذج المنظمة الصحيحة واستخدامها في جميع الأوقات. (يشمل ذلك على سبيل المثال لا الحصر الإعلان عن الوظائف الشاغرة ، واختيار قائمة مختصرة ، وترتيب المقابلات والمشاركة فيها ، وإعداد تقارير المقابلات ، والتحقق من المراجع ، وإعداد عروض العمل والعقود والجدول التعريفي للمنضمين الجدد)

– إعداد الجدول التعريفي للمنضمين الجدد ، وضمان التوجيه السليم للموارد البشرية والتوقيع على مدونة قواعد السلوك والسياسات واللوائح الأخرى.

– إدارة وصيانة سجل حضور الموظفين وتقديمه إلى مسؤول الموارد البشرية في الوقت المحدد وملف النسخ الأصلية وفقًا لذلك ؛

– إعداد استمارات الهوية للموظفين الجدد والموظفين الذين غيروا مناصبهم وتأكد من أن جميع الموظفين لديهم بطاقات الهوية الخاصة بهم ؛

– التأكد من تحديد الأهداف التجريبية للمنضمين الجدد في الأسبوع الأول من العمل ومراجعتها قبل نهاية فترة الاختبار.

– صيانة وضمان التخطيط الدقيق للإجازة وطلبها وتتبعها.

– معالجة ومراجعة المطالبات الطبية للسداد ، وإحالة المطالبات إلى مسؤول الموارد البشرية عند الضرورة ، والتأكد من نسخ مسؤول الموارد البشرية في جميع المطالبات للتعقب.

-تقديم التقرير الشهري للموارد البشرية إلى مسؤول الموارد البشرية في الوقت المناسب.

-تحديث بانتظام وتقديم قائمة العمال اليومية إلى مسؤول الموارد البشرية في الوقت المناسب

– أي واجبات أخرى يطلبها مسؤول الموارد البشرية                                             إدارة الاشخاص

– الإشراف وتكليف موظف الاستقبال وعمال النظافة وحراس المكتب.

– إعداد قائمة الحرس الشهرية لضمان المساواة في ساعات العمل الشهرية.

إدارة الأحداث والضيافة

– ترتيب الاجتماعات وورش العمل حسب الطلب بناءً على تلبية احتياجات المنظمين

– التأكد من توافر المرطبات لزوار المكتب والضيوف

– التأكد من أن غرف الاجتماعات / المقابلات مزودة بالمرافق والمعدات اللازمة وأن تكون جاهزة للاستخدام.

– دعم وتعزيز المعايير المنصوص عليها في مدونة السلوك والسياسات المرتبطة بها بين الموظفين والالتزام بتوفير بيئة عمل آمنة ؛

– تعزيز العدالة والشفافية  في تفسير وتحديد وتنفيذ وإدارة سياسة الموارد البشرية والإجراءات والمبادئ التوجيهية بشأن جميع المسائل المتعلقة بالموارد البشرية المطبقة على الموظفين في المكتب.

– القيام بمهام أخرى مناسبة تدعم عمل المنظمة في سوريا حسب الطلب.

الجهة المعلنة: unknown

ملاحظات أخرى:

فقط القائمة القصيرة ستتم التواصل معهم           يجب تقديم السيفيات باللغة الإنكليزية بصيفة ملف وورد او PDF                                  العدد المطلوب هو 1

كيفية التقدم للمنصب:

يرجى ارسال السيرة الذاتية على البريد الالكتروني /  الرابط الإلكتروني التالي:

https://forms.gle/vbBHaNCXrNumugGc6

مع ضروة وضع رقم الإعلان أعلاه و المسمى الوظيفي  او عنوان الشاغر في عنوان الرسالة (خانة الموضوع).

ملاحظة عامة: معظم الجهات المعلنة لا تقبل التقدم للشواغر إلا بالطريقة الإلكترونية أعلاه.

 

JOB Vacancy Announcement #: 7286

Job Title: HR /Admin Assistant-Maternity cover

Application deadline: 23.08.2022

Duty Station: Deir Ezzor

Job Requirements:

• University degree in relevant field (HR/ Public or business Admin/Management);
• At least 1 year work experience in HR or Admin field.
• Good command of English language oral and written;
• Computer skills MS Office pack; Word, Excel and power point is essential.
• Experience in working in the humanitarian sector is desirable
• Flexibility under pressure and in response to changing needs;
• Attention to detail and excellent in numeracy;
• Commitment to maintaining confidentiality;
• Ability to work within deadlines, prioritizing competing demands;
• Excellent organizational skills with the ability to work on own initiative and proactively provide support;
• Ability to work calmly and efficiently under pressure to meet tight deadlines;

Job Description:

Administration

– Where necessary provide support for visitors in the areas of accommodation, transport and per diems.

– Report any security concerns or issues to the HR Officer on a timely basis.

– Maintain a hard copy of all Administrative and HR files (lease/service/employment Contracts, staff files, Recruitment files, etc…) and make sure all documentations are completed. Ensure soft copies are regularly uploaded on SharePoint and hard copies are securely transferred to Central filing.

– Maintain all premises rental agreements in Deir Ezzor and be responsible of preparing payments and contractual documents on time. Liaise and Report any property maintenance issues to the landlord

– Ensure that all utility bills are processed and paid in a timely manner (electricity, water, telephone and internet). Review and submit the monthly recharge phone credit sheet by 25th of each month

– Maintain the Concern office and equipment to ensure they are functional and meeting health and safety standards.

– Be responsible for the preparation of supply requests for office equipment and supplies as and when required;

Human Resources

– Responsible for the drafting and on time submission to the HR Officer the monthly payroll report for  Deir Ezzor, including all its necessary supporting documents to ensure all local staff receives their correct monthly payments on time.

– With support from the HR Officer, be responsible for the recruitment of Contracted Staff and Daily workers. Ensuring that correct the organization procedures and forms are followed and used at all time. (This includes but not limited to announcing vacancies, shortlisting, arranging and participating in interviews, preparing interviews reports, checking references, preparing job offers and contracts and induction schedule for new joiners)

– Prepare the induction schedule for new joiners, ensure proper HR induction and signatory of code of conduct and other polices & regulations.

– Manage and maintain staff attendance register and submit it to HR Officer at the specified time and file originals accordingly;

– Prepare  IDs forms for new staff and staff who changed positions and make sure all staff have their IDs;

– Ensure that probationary objectives are set for new joiners in the first week of employment and reviewed before the end of the probation period.

– Follow up on staff PDRs and ensure all staff members submit their PDRs by the set deadline.

– Maintain and ensure accurate leave planning, requesting and tracking.

– Process and review medical claims for reimbursement, refer claims to HR Officer when necessary, ensure that HR Officer are copied on all claims for tracking.

– Submit the HR monthly report to the HR Officer on a timely basis.

– Regularly update and submit the list of Daily workers to the HR Officer on a timely basis

– Any other duties requested by the HR Officer

People Management

– Supervise and task the receptionist, cleaners & office watchmen.

– Prepare monthly Watchmen roster to ensure equity in monthly working hours.

Event management and hospitality

– Arrange meetings and workshops as requested based on meeting organizers’ needs

– Ensure refreshments are available for office visitors and guests

– Ensure meeting/interview rooms have the necessary facilities and equipment installed and readily available for use.

– Support and promote the standards outlined in the Code of Conduct and the associated policies among staff and be committed to providing a safe working environment;

– Promote equity, transparency and consistency in the interpretation, determination, implementation and administration of HR policy, procedures and guidelines on all HR related matters applicable to the staff in the office.

– Undertake other appropriate tasks that support the work of the organization in Syria as requested.

Advertiser: unknown

Other Information’s:

Only Shortlisted candidates will be contacted .

CVs should be in English Language and in Word or PDF format .

the number of positions is 1

How to Apply:
Please send your CV to the following email/Link:

https://forms.gle/vbBHaNCXrNumugGc6    

Please consider to mention the advert ID (Above) and the job title in the email subject.

#شبكة _شمال_سوريا